Dù bạn đang mở rộng đội ngũ của mình, hoặc làm việc với một người sáng lập cùng làm việc, có thể nói rằng người hacker độc lập sẽ làm việc với những người khác từ xa. Điều không chắc chắn là bạn sẽ làm điều đó một cách hiệu quả.
Tôi đã phát triển Uploadcare lên mức doanh thu hàng triệu đô la và một đội ngũ gồm 35 nhân viên làm việc từ xa. Đây là cách tôi đã đảm bảo rằng công việc từ xa đang hoạt động tối ưu cho công ty của tôi.
Cách xây dựng một đội ngũ làm việc từ xa hiệu quả
Mọi người đều là con người và bậc thang nhu cầu của Maslow cung cấp một cái nhìn tổng quan tốt về cách giúp họ duy trì động lực và năng suất.
Những nhu cầu cơ bản ở phía dưới là những vấn đề dễ giải quyết nhất nhưng có thể bị bỏ qua. Nếu có đợt nắng nóng - đồng đội của bạn có điều hòa không trong căn hộ của họ không? Nếu họ có con, họ có thể ít nhất nghỉ ngơi được không? Họ có hàng xóm tò mò làm cuộc sống của họ trở nên tồi tệ không? Hoặc họ có khoản vay mua nhà làm chật chội ngân sách nên họ cần tiết kiệm cho thức ăn hoặc làm thêm việc tự do trong khi vẫn làm việc toàn thời gian?
Là những người sáng lập, chúng ta nên hiểu rõ những nhu cầu này ở các đồng sáng lập và nhóm của chúng ta, vì chúng ảnh hưởng nhiều hơn trong công việc khi thiết lập làm việc từ xa hơn so với khi mọi người có thể trốn chạy đến văn phòng.
Dưới đây là một số cách dễ dàng để đáp ứng các nhu cầu cơ bản:
Môi trường làm việc và cuộc sống thoải mái
- Đảm bảo họ có một nơi an toàn tại nhà để họ có thể làm việc mà không bị xâm nhập từ các thành viên trong gia đình. Nó nên là một phòng riêng biệt. Nếu điều này không khả thi (và bạn có khả năng), hãy thuê một không gian làm việc chung và chi phí sẽ do công ty chi trả. Điều này luôn mang lại hiệu quả về chi phí cho công ty trong dài hạn.
- Cung cấp cho họ một laptop với 2 màn hình phụ nếu cần. Bàn phím tốt, chuột và tai nghe chống ồn. Ghế ngồi theo nguyên tắc định hình cơ thể. Đây là mức tối thiểu giúp đồng đội của bạn duy trì tập trung trong công việc và tránh đau cổ và hội chứng cổ hẹp.
- Kiểm tra xem lương họ nhận về có đủ không, xem xét địa điểm họ đang sống, bao gồm việc thuê một căn hộ tốt để có nơi trú ẩn an toàn của riêng họ. Có các chiến lược khác nhau: trả cùng một số tiền cho cùng một vị trí hoặc trả khác nhau dựa trên mức thuế và chi phí sinh hoạt, chúng ta sẽ không đi sâu vào vấn đề này.
Đáp ứng nhu cầu tâm lý
Tự thực hiện
Khi bạn giải quyết phần dưới của tam giác, đồng đội của bạn sẽ có đủ điều kiện để làm việc với nhu cầu tự thực hiện. Nếu tầm nhìn và chiến lược của công ty bạn phù hợp với mục tiêu cuộc sống của một người - có khả năng cao họ sẽ là người lao động hiệu quả nhất và cả hai bạn sẽ đạt được mục tiêu của mình.
Cách nhanh nhất để đảm bảo rằng tầm nhìn và chiến lược của bạn được điều chỉnh, ít nhất là đã hoạt động cho chúng tôi ít nhất ba lần - là chạy một cuộc đua thương hiệu 3 giờ. Chỉ trong vài giờ, bạn sẽ nảy ra ý tưởng: một lộ trình, vòng tròn 'What, How,' Why', cảnh quan cạnh tranh và cách bạn dự định chiến thắng khán giả của mình, và giá trị của công ty. Để chạy cuộc đua này, chúng tôi đã sử dụng một công thức sẵn có từ Google Ventures.
Đồng bộ so với bất đồng bộ
Mọi người đã quen với cách giao tiếp đồng bộ. Nghĩa là, nếu bạn được hỏi một câu hỏi - người khác mong bạn trả lời ngay lập tức, giống như nếu họ đến gặp bạn trực tiếp tại văn phòng. Nếu bạn không trả lời hoặc mất quá nhiều thời gian để suy nghĩ - điều này có thể được coi là thô lỗ.
Bạn trả lời, bạn mất tập trung, điều này không hiệu quả và mọi người đều mất điều gì đó.
Với công việc từ xa, phương pháp làm việc không đồng bộ mang lại kết quả tốt hơn.
Giao tiếp bất đồng bộ cho phép:
- Thời gian tập trung liên tục
- Làm việc với các múi giờ khác nhau
- Cơ hội tiêu hóa và suy nghĩ trước khi phản ứng
- Ghi chép chi tiết
- Mọi ý kiến đều quan trọng
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh
Công cụ và cách chúng ta sử dụng chúng
Tại Uploadcare, chúng tôi sử dụng Slack ở chế độ bất đồng bộ và chúng tôi không mong đợi mọi người trả lời ngay lập tức khi chúng tôi đặt một câu hỏi. Chúng tôi cũng sử dụng Google Calendar và lịch của mọi người là công khai để mọi người không chỉ có thể lên lịch sự kiện cho nhiều thành viên nhóm mà còn không cần phải đi lại nhiều lần để tìm khoảng thời gian trống, họ cũng đăng thông tin về sự sẵn có của họ và khóa thời gian tập trung để tránh gián đoạn. Để làm cho mọi thứ trở nên tốt hơn, chúng tôi sử dụng Cron như một giao diện người dùng tốt hơn cho Google Calendar.
Chúng tôi cố gắng tránh các cuộc họp quá nhiều bằng cách viết kế hoạch cho mỗi sự kiện và theo dõi các công việc cần thực hiện sau mỗi cuộc họp. Tôi không thể nói rằng chúng tôi đã hoàn thiện điều này, nhưng chúng tôi rõ ràng hiểu rằng điều này có ích.
Các quy tắc mà chúng ta áp dụng cho lịch
- Lịch là công cộng cho mọi người
- Không có trong lịch = không xảy ra
- Chương trình và theo dõi sau cuộc gọi với các mục tiêu hành động
- Thời gian chặt chẽ, điều tiết
- Theo dõi giờ làm việc và thời gian cá nhân
Khi chúng ta cần giải thích cách một điều gì đó hoạt động, chúng ta dựa vào Loom để ghi lại một video màn hình. Điều này cho phép mọi người xem video giải thích theo tốc độ của họ, bấm pause và thử các điều: điều này thường không thể thực hiện trong một cuộc gọi. Và nếu ai đó cần xem lại – việc chia sẻ một liên kết dễ dàng hơn là sắp xếp một cuộc gọi khác để nhàm chán lặp lại mọi thứ nhiều lần.
Tôi cũng đã soạn thảo một tài liệu về giao tiếp cho Sổ tay của công ty nếu bạn muốn xem.
Đừng để người khác cảm thấy cô đơn
Dù bạn thiết lập công cụ và quy trình làm việc như thế nào, chúng ta vẫn là loài xã hội và người ta thường cảm thấy cô đơn nếu không có ai xung quanh. Họ cũng thường lạc đường nếu không có ai gần đó để hỏi đường. Những người hướng ngoại sẽ bắt đầu đặt câu hỏi và chia sẻ phản hồi, nhưng điều đó không áp dụng cho tất cả mọi người.
Hầu hết những rủi ro tiềm ẩn có thể tránh được: chỉ cần giúp mọi người điều hướng và gặp gỡ một cách ảo và trực tiếp.
Để dễ dàng trong việc điều hướng, tôi đề xuất có một Sổ tay, một thư mục giống như WIKI về mọi thứ liên quan đến công việc. Sổ tay GitLab được đề cập ở trên là một ví dụ tốt. Nó sẽ hướng dẫn các thành viên trong nhóm từ ngày đầu tiên khi họ cài đặt tất cả các công cụ và thiết lập dịch vụ đến cách bạn lập kế hoạch, ai để liên hệ trong trường hợp có câu hỏi, cách sắp xếp thời gian nghỉ cá nhân, và mọi thứ bạn có thể nghĩ đến.
Gặp gỡ qua mạng và trực tiếp:
- Bữa sáng liên lục địa. Mỗi tuần chúng tôi gặp nhau qua Google Meet và trò chuyện về... không có gì cụ thể!
- Ngày trình diễn sản phẩm. Mỗi 2-3 tuần chúng tôi trình bày những điều thú vị mà chúng tôi đã làm việc: sản phẩm mới, điểm nổi bật của khách hàng, dự án mã nguồn mở của chúng tôi, v.v. Điều này giúp đội của chúng tôi thấy và cảm nhận những gì người khác đang làm.
- Điều hành nhóm. Chúng tôi gặp nhau trực tiếp ít nhất một lần mỗi năm. Ý tưởng là làm việc cùng nhau và sau đó dành thời gian nghỉ ngơi, nấu ăn, chơi trò chơi và thư giãn trong phòng xông hơi (thường diễn ra tại Phần Lan nơi xông hơi là một điều lớn). Nhưng mỗi lần nó trở thành một cuộc thi hackathon 7 ngày đòi hỏi 2-3 ngày nghỉ ngơi sau đó. Và mỗi lần đều đáng giá!
Tóm tắt
Con đường tới một đội ngũ làm việc từ xa hoàn hảo không kết thúc sau khi xây dựng cấu trúc nhu cầu hoàn hảo và thiết lập giao tiếp không đồng bộ. Nhưng đây là những bước đầu tiên giúp tránh được những sai lầm tàn khốc nhất.
Một số điểm chính cần nhớ là:
- Chỉ kết quả mới quan trọng. Bạn không thể và cũng không nên xem lịch trình và nơi làm việc của người khác nếu họ hoàn thành công việc.
- Thay đổi thói quen nếu bạn vừa mới bắt đầu làm việc từ xa.
- Dẫn dắt bằng ví dụ. Nếu bạn quen với việc làm việc theo chế độ không đồng bộ, người khác sẽ theo đuổi.
- Sử dụng đúng công cụ. Lịch trực tuyến và trò chuyện là những phần bổ sung tuyệt vời nhưng chúng không phải là giải pháp chính.
- Đừng để người khác lạc đường. Hỗ trợ họ điều hướng và ở gần, khiến họ cảm thấy mình là một phần của một đội ngũ thực sự.
Nếu có những kỹ thuật làm việc từ xa đã hoạt động (hoặc không!) cho đội của bạn - vui lòng chia sẻ chúng trong phần bình luận, tôi rất vui được tham gia cuộc trò chuyện.