Todos estão procurando maneiras de ser mais produtivo. Quando você se mantém focado e trabalha de forma eficiente, você realiza mais e tem clareza sobre o que está tentando alcançar. Mas produtividade não vem fácil. Nesta era digital, manter o foco e evitar distrações é mais desafiador do que nunca. É por isso que muitas vezes precisamos de alguma estrutura e uma abordagem sistemática para nos ajudar a concluir nossas tarefas de forma eficiente, desperdiçando o mínimo de tempo possível.
Métodos de produtividade são estruturas que fazem você trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Neste post, reunimos os dez principais métodos de produtividade para você escolher.
Como Escolher o Método de Produtividade Adequado para Você?
O método de produtividade certo pode ter um impacto significativo no seu trabalho. Um fluxo de trabalho suave pode transformá-lo de se sentir sobrecarregado, desatento e improdutivo para se sentir confiante, no controle e pronto para enfrentar qualquer tarefa desafiadora que surgir em seu caminho.
Numerosas técnicas de produtividade estão sendo desenvolvidas, ajustadas e compartilhadas todos os dias para atender às necessidades e tendências variadas dos usuários. Portanto, pode levar um pouco de tentativa e erro para encontrar um sistema que se encaixe no seu estilo de trabalho, personalidade, motivadores e hábitos.
Para facilitar para você, listamos alguns dos métodos de produtividade mais populares e poderosos, como cada um funciona e os prós e contras de cada uma dessas técnicas de produtividade. Nem todos operam da mesma forma, então nem todo método de produtividade servirá para todos. Este guia ajudará você a escolher a estrutura certa para você.
Por que ter um método de produtividade é importante?
Nossos cérebros são facilmente distraídos. E nossos períodos de atenção estão ficando mais curtos do que nunca. É por isso que os sistemas de produtividade são essenciais – para manter nossa atenção focada, para que possamos fazer mais em menos tempo. Os sistemas de produtividade podem ajudá-lo a organizar e priorizar seu trabalho, tornando mais fácil otimizar as tarefas em mãos e maximizar a eficiência. Encontre o que melhor se adapta a você.
Top 10 Métodos de Produtividade
1. Kanban Pessoal
Uma das técnicas de produtividade mais populares em termos de apelo visual e facilidade de uso, o Kanban permite que você divida sua lista de tarefas em três categorias –
- A fazer/ Backlog – todas as tarefas que precisam ser concluídas em breve
- Em progresso/ Fazendo – tarefas nas quais você está trabalhando atualmente
- Concluído – tarefas já finalizadas
Neste método, a organização é visual, então os usuários podem ver facilmente uma visão geral de seu trabalho. O sistema utiliza duas regras:
- Visualize seu Trabalho
- Limite seu Trabalho em Andamento (WIP)
Prós
- Visualização forte
- Fácil de implementar e gerenciar
- Fácil de acompanhar o progresso
Cons
- Visualizar longas listas de tarefas pode ser opressor
- Difícil de escalar
- Não adequado para projetos de múltiplos níveis
2. Coma o Sapo
Esta técnica é simples, pois começa por realizar a 'sapo' ou a tarefa mais desafiadora do dia primeiro. Fazer a tarefa mais difícil logo no início do dia pode aumentar a confiança e ajudar você a se aproximar de seus objetivos. Com Comer o sapo, você pode priorizar suas tarefas de acordo com a dificuldade ou importância, garantindo que você esteja trabalhando primeiro no que mais importa.
Prós
- Realize a tarefa mais importante cedo no dia, quando sua energia e foco estão no seu auge
- Fortalece a força de vontade
- Reduz o estresse para o restante do dia
Cons
- Requer uma forte força de vontade para começar o dia enfrentando a tarefa que você menos quer fazer
- Pode ser emocionalmente exaustivo e afetar o resto do dia
- Fácil de parar o hábito
3. Metas SMART
Este framework ajudará você a definir seus objetivos e concentrar-se em alcançar o que você deseja. SMART significa Específico, Mensurável, Atribuível, Realista, com Prazo. Seja específico com os objetivos que você deseja alcançar e aloque o tempo necessário para atingir esse objetivo.
Prós
- Pode ser usado para guiar sua priorização diária
- Um bom objetivo manterá você motivado
- Você tem uma definição clara de sucesso
- Você pode medir seu progresso
Cons
- Não aborda o conflito entre metas
- A natureza com prazo pode causar estresse
- Foco excessivo em metas
4. O Método de Ação
Observe todos os projetos que você deseja concluir e divida cada um em três tipos de pastas:
- Passos de Ação – para o próximo tempo de ação no projeto
- Referências – recursos que precisam ser mantidos, mas não utilizados
- Itens em segundo plano – coisas ou ideias que podem ser necessárias mais tarde.
Prós
- Você pode ver tudo o que precisa ser feito
- Suas tarefas e ideias permanecerão frescas na mente
- À medida que você completa as tarefas, a lista continuará diminuindo
Cons
- Não é ideal para priorização
- O número e o comprimento das listas podem parecer intimidantes
5. Deve, Deveria, Querer
Esta é uma excelente maneira de priorizar tarefas e encontrar um equilíbrio entre diferentes requisitos. No início do dia, crie uma lista com base em:
"Eu devo..."
"Eu deveria..."
"Eu quero..."
Prós
- Ajuda a manter o foco
- Faz você priorizar
- Considera preferências pessoais
Cons
- Não é adequado para listas longas e complicadas
- As tarefas nem sempre são fáceis de categorizar entre essas três categorias
6. Bloqueio de Tempo
O bloqueio de tempo é um sistema de gestão do tempo que divide as sessões de trabalho em vários blocos e atribui tarefas específicas a cada bloco. Essa técnica tem uma abordagem de tarefa única e controlada pelo tempo que faz você trabalhar mais duro e mais rápido.
Prós
- As tarefas mais críticas certamente são concluídas
- Os dias são produtivos e estruturados
- O tempo livre oculto é revelado
- Você tem controle sobre o tempo e não sobrecarrega seu dia
Cons
- Nem todas as coisas podem ser planejadas com antecedência
- Fica difícil estimar novas tarefas
- Pode parecer muito rígido às vezes
7. Fazendo as Coisas Acontecerem
Esta ferramenta foca em organizar tudo o que precisa ser feito e agendá-los em um único sistema de produtividade. Funciona em 5 etapas, a saber, 'capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.' Você pode achá-la um pouco complexa no início, mas a técnica GTD é vital para alcançar objetivos e pode ser personalizada para atender à maioria das necessidades.