Quer esteja a expandir a sua equipa, ou a trabalhar com um co-fundador, é praticamente certo que os empreendedores independentes irão trabalhar com pessoas remotamente. O que não é certo é que o fará de forma eficaz.
Cresci a Uploadcare para vários milhões em ARR e uma equipe de 35 trabalhadores remotos. Aqui está como eu garanti que o trabalho remoto está funcionando de forma otimizada para a minha empresa.
Como construir uma equipe remota eficaz
Pessoas são pessoas e a hierarquia das necessidades de Maslow dá uma boa visão de como ajudá-las a se manterem motivadas e produtivas.
As necessidades básicas na base são as mais fáceis de resolver, mas podem ser negligenciadas. Se houver uma onda de calor - seu colega de equipe tem ar condicionado em seu apartamento? Se eles têm um filho, eles conseguem ter pelo menos algum descanso? Eles têm um vizinho intrometido que torna suas vidas um inferno? Ou uma hipoteca que aperta seu orçamento, então eles precisam economizar em comida ou trabalhar como freelancer enquanto trabalham em tempo integral?
Como fundadores, devemos ter um bom entendimento dessas necessidades em nossos co-fundadores e equipe, pois elas afetam muito mais o trabalho com a configuração remota do que era quando as pessoas podiam escapar para os escritórios.
Aqui estão algumas vitórias fáceis para cobrir necessidades básicas:
Ambiente de trabalho e vida confortável
- Certifique-se de que eles tenham um local seguro em casa onde possam trabalhar sem nenhuma interferência dos membros da família. Deve ser um quarto separado. Se isso não funcionar (e você puder pagar), alugue um espaço de coworking às custas da empresa. Isso sempre é economicamente viável para a empresa a longo prazo.
- Forneça a eles um laptop com 2 telas extras, se necessário. Um bom teclado, mouse e fones de ouvido com cancelamento de ruído. Uma cadeira ergonômica. Este é o mínimo necessário para permitir que seus colegas de equipe mantenham o foco no trabalho e evitem dores no pescoço e síndrome do túnel.
- Verifique se o salário deles é suficiente considerando onde estão localizados, incluindo o aluguel de um apartamento decente para ter seu próprio porto seguro. Existem diferentes estratégias: pagar a mesma quantia de dinheiro para a mesma posição ou pagar de forma diferente considerando a taxa de imposto e o custo de vida, não vamos nos aprofundar nisso.
Acompanhe as necessidades psicológicas
- O sentimento de realização é verdadeiramente alcançado apenas quando as pessoas conseguem alcançar seus objetivos e isso é reconhecido por seus pares. OKRs, métricas North Star ou qualquer outro framework - aplique aquele que se encaixa na sua fase atual e siga-o.
- Estabeleça regras claras e fáceis de entender, a visão da empresa e do produto deve fazer sentido, as ferramentas devem ser fáceis de usar. Resolvemos isso escrevendo um Manual, que oferece uma visão geral de como trabalhamos, como nos comunicamos e muitas outras seções. Um Manual detalhado pela GitLab.
- Faça reuniões individuais com seus pares e certifique-se de que cada membro da equipe tenha reuniões individuais com seus gerentes. Um guia rápido sobre reuniões individuais por Ben Horowitz.
- Agende encontros virtuais onde os membros da equipe possam conversar sobre tópicos aleatórios. Temos um "Café intercontinental" - um chat em grupo para todos que é agendado uma vez por semana. E cafés aleatórios que são agendados toda semana em nosso Slack pelo Donut.
- Jogue jogos! Há um estudo que confirmou que jogar juntos melhora a empatia. Criamos um servidor Discord para jogadores e jogamos jogos cooperativos como Valheim e Factorio.
- Encontrem-se na vida real! Uma reunião geral uma vez por ano ajuda a construir uma relação que dura muitos meses.
Auto-realização
Quando você resolve a parte inferior do triângulo, seus colegas de equipe terão todos os pré-requisitos para trabalhar nas necessidades de auto-realização. Se a visão e estratégia da sua empresa estiverem alinhadas com os objetivos de vida de uma pessoa, há uma boa chance de que ela seja a mais produtiva e ambos alcancem seus objetivos.
A maneira rápida de garantir que sua visão e estratégia estejam alinhadas, pelo menos funcionou para nós pelo menos três vezes, é realizar um sprint de marca de 3 horas. Em apenas algumas horas, você irá brainstorm: um roteiro, círculos 'O quê, Como, Por quê', panorama competitivo e como você planeja conquistar seu público e os valores de sua empresa. Para realizar este sprint, usamos uma receita pronta do Google Ventures.
Comunicações síncronas vs comunicações assíncronas
As pessoas estão acostumadas com formas síncronas de comunicação. Ou seja, se você foi perguntado algo, alguém espera que você responda o mais rápido possível, da mesma forma que se tivessem vindo até você pessoalmente no escritório. Se você não responde ou demora muito para pensar, isso pode ser considerado rude.
Você responde, perde o foco, isso é improdutivo e todos perdem.
Com o trabalho remoto, a abordagem assíncrona é mais produtiva.
Comunicação assíncrona permite:
- Tempo de foco ininterrupto
- Trabalhar com diferentes fusos horários
- Chance de digerir e pensar antes de responder
- Registros detalhados
- Toda opinião importa
- Equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal
As ferramentas e como as usamos
Na Uploadcare, usamos o Slack no modo assíncrono e não esperamos que todos respondam no mesmo momento em que fazemos uma pergunta. Também usamos o Google Agenda e o calendário de todos é público, para que as pessoas não apenas possam agendar eventos para vários membros da equipe sem precisar ir e voltar para encontrar um horário disponível, mas também podem postar sua disponibilidade e bloquear tempo de foco para evitar interrupções. Para tornar as coisas ainda melhores, usamos o Cron como uma melhor experiência do usuário para o Google Agenda.
Tentamos evitar reuniões excessivas escrevendo pautas para cada evento e acompanhamentos com itens de ação após cada uma delas. Eu não diria que aperfeiçoamos isso, mas claramente entendemos que ajuda.
As regras que aplicamos aos calendários
- Os calendários são públicos para todos
- Não constar no calendário = não aconteceu
- Agendas e acompanhamentos com tarefas após as chamadas
- Horários rígidos, moderação
- Acompanhar as horas de trabalho e o tempo pessoal
Quando precisamos explicar como algo funciona, contamos com o Loom para gravar uma captura de tela. Isso permite que todos assistam à explicação no seu próprio ritmo, pausando e tentando as coisas: isso geralmente não é possível durante uma ligação. E se outra pessoa precisar dar uma olhada, é muito mais fácil compartilhar um link do que agendar outra ligação para repetir tediosamente as coisas várias vezes.
Também redigi um documento sobre comunicação para o Manual da empresa, se você quiser dar uma olhada.
Não deixe as pessoas se sentirem sozinhas
Não importa quais ferramentas e fluxos de trabalho você configure, somos criaturas sociais e as pessoas tendem a se sentir solitárias se não houver ninguém por perto. Elas também tendem a se perder se não houver ninguém por perto para pedir direções. Pessoas extrovertidas começariam a fazer perguntas e compartilhar feedback, mas isso não se aplica a todos.
A maioria das possíveis desvantagens podem ser evitadas: basta ajudar as pessoas a navegar e se encontrar virtualmente e pessoalmente.
Para facilitar a navegação, sugiro ter um Manual que seja basicamente um diretório tipo WIKI de tudo relacionado ao trabalho. O Manual do GitLab mencionado acima é um bom exemplo. Ele deve orientar os membros da sua equipe desde o primeiro dia, quando eles instalam todas as ferramentas e configuram os serviços, até como fazer planejamentos, quem contatar em caso de dúvidas, como agendar folgas pessoais e tudo o que você puder imaginar.
Encontre virtualmente e pessoalmente:
- Café da manhã intercontinental. Uma vez por semana nos encontramos no Google Meet e conversamos sobre... nada em particular!
- Dias de demonstração. Uma vez a cada 2-3 semanas apresentamos coisas interessantes em que estivemos trabalhando: novos lançamentos, destaques de clientes, nossos projetos de código aberto, etc. Isso ajuda nossa equipe a ver e sentir o que os outros estão fazendo.
- Retiros em equipe. Nos encontramos pessoalmente pelo menos uma vez por ano. A ideia é trabalhar juntos e depois passar um tempo descansando, cozinhando, jogando e relaxando em uma sauna (geralmente acontecem na Finlândia, onde saunas são muito populares). Mas toda vez acaba se tornando um hackathon de 7 dias que requer 2-3 dias de descanso depois. E vale a pena todas as vezes!
Resumo
O caminho para uma equipe remota perfeita não termina após construir a pirâmide perfeita das necessidades e estabelecer a comunicação assíncrona. Mas esses são os primeiros passos que ajudam a evitar os erros mais brutais.
Algumas conclusões importantes são:
- Apenas os resultados são significativos. Você não pode e nem deve olhar para os horários e locais de trabalho das pessoas se elas entregarem.
- Mude os hábitos se você acabou de começar a trabalhar remotamente.
- Lidere pelo exemplo. Se você se acostumar a trabalhar em modo assíncrono, as pessoas seguirão.
- Use as ferramentas certas corretamente. Calendários online e chats são complementos legais, mas não são soluções por si só.
- Não deixe as pessoas se perderem. Ajude-as a navegar e estar por perto, faça-as sentir parte de uma equipe real.
Se algumas técnicas de trabalho remoto funcionaram (ou não!) para a sua equipe - por favor, compartilhe-as nos comentários, ficarei feliz em participar da conversa.