Que vous agrandissiez votre équipe ou que vous travailliez avec un co-fondateur, il est pratiquement acquis que les développeurs indépendants travailleront avec des personnes à distance. Ce qui n'est pas acquis, c'est que vous le ferez de manière efficace.
J'ai développé Uploadcare jusqu'à plusieurs millions de dollars de revenus annuels récurrents et une équipe de 35 travailleurs à distance. Voici comment j'ai veillé à ce que le travail à distance fonctionne de manière optimale pour mon entreprise.
Comment construire une équipe à distance efficace
Les gens sont des gens et la hiérarchie des besoins de Maslow donne un bon aperçu de la manière de les aider à être motivés et productifs.
Les besoins fondamentaux en bas sont les plus faciles à résoudre mais peuvent être négligés. S'il y a une vague de chaleur - est-ce que votre coéquipier a la climatisation dans son appartement ? S'ils ont un enfant, sont-ils capables d'avoir au moins un peu de repos ? Ont-ils un voisin curieux qui leur pourrit la vie ? Ou une hypothèque qui serre leur budget, les obligeant à économiser sur la nourriture ou à travailler en freelance tout en travaillant à plein temps ?
En tant que fondateurs, nous devrions bien comprendre ces besoins chez nos co-fondateurs et notre équipe, car ils influent beaucoup plus sur le travail avec une configuration à distance que lorsque les gens pouvaient s'échapper vers les bureaux.
Voici quelques victoires faciles pour couvrir les besoins de base :
Environnement de travail et de vie confortable
- Assurez-vous qu'ils disposent d'un endroit sûr à la maison où ils peuvent travailler sans aucune intrusion de la part de leur famille. Il devrait s'agir d'une pièce séparée. Si cela ne fonctionne pas (et si vous en avez les moyens), louez un espace de co-working aux frais de l'entreprise. Cela est toujours rentable à long terme pour l'entreprise.
- Fournissez-leur un ordinateur portable avec 2 écrans supplémentaires si nécessaire. Un clavier agréable, une souris et des écouteurs antibruit. Une chaise ergonomique. C'est un minimum vital qui permettra à vos coéquipiers de rester concentrés au travail et d'éviter les douleurs au cou et le syndrome du canal carpien.
- Vérifiez si leur salaire net est suffisant pour eux compte tenu de leur lieu de résidence, y compris pour louer un appartement décent afin d'avoir leur propre havre de paix. Il existe différentes stratégies : payer le même montant pour le même poste ou payer différemment en tenant compte du taux d'imposition et du coût de la vie, nous n'approfondirons pas davantage ce sujet.
Répondre aux besoins psychologiques
- Le sentiment d'accomplissement n'est vraiment atteint que lorsque les gens parviennent à atteindre leurs objectifs et que cela est reconnu par leurs pairs. OKRs, les métriques North Star ou tout autre cadre - appliquez celui qui correspond à votre stade actuel et suivez-le.
- Établissez des règles simples à comprendre, la vision de l'entreprise et du produit doit avoir du sens, les outils doivent être faciles à utiliser. Nous avons résolu cela en rédigeant un Manuel, qui donne un aperçu de notre façon de travailler, de communiquer, et de nombreuses autres sections. Un Manuel incroyablement complet par GitLab.
- Faites des entretiens individuels avec vos pairs et assurez-vous que chaque membre de l'équipe ait des entretiens individuels avec son manager. Une fiche de triche sur les entretiens individuels par Ben Horowitz.
- Organisez des rencontres virtuelles où les membres de l'équipe peuvent discuter de sujets aléatoires. Nous avons des "petits-déjeuners intercontinentaux" - une discussion de groupe pour tout le monde qui est prévue une fois par semaine. Et des cafés aléatoires qui sont programmés chaque semaine dans notre Slack par Donut.
- Jouez à des jeux ! Il existe une étude qui a confirmé que jouer ensemble améliore l'empathie. Nous avons mis en place un serveur Discord pour les joueurs et nous jouons à des jeux coopératifs comme Valheim et Factorio.
- Rencontrez-vous en personne ! Une réunion générale une fois par an aide à créer des liens qui durent pendant de nombreux mois.
Auto-actualisation
Lorsque vous résolvez la partie inférieure du triangle, vos coéquipiers auront toutes les conditions préalables pour travailler sur les besoins d'accomplissement personnel. Si la vision et la stratégie de votre entreprise sont alignées sur les objectifs de vie d'une personne, il y a de fortes chances qu'elle soit la plus productive et que vous atteigniez tous les deux vos objectifs.
Le moyen rapide de s'assurer que votre vision et votre stratégie sont alignées, du moins cela a fonctionné pour nous au moins trois fois, est d'organiser un sprint de marque de 3 heures. En quelques heures seulement, vous allez brainstormer : une feuille de route, les cercles 'Quoi, Comment, Pourquoi', le paysage concurrentiel et comment vous prévoyez de conquérir votre public, ainsi que les valeurs de votre entreprise. Pour mener à bien ce sprint, nous avons utilisé une recette prête à l'emploi de Google Ventures.
Communications synchrones vs communications asynchrones
Les gens sont habitués aux modes de communication synchrones. Cela signifie que si on vous pose une question, on s'attend à ce que vous répondiez dès que possible, tout comme si la personne était venue vous voir en personne au bureau. Si vous ne répondez pas ou si vous prenez trop de temps pour réfléchir, cela pourrait être considéré comme impoli.
Vous répondez, vous perdez votre concentration, c'est contre-productif et tout le monde y perd.
Avec le travail à distance, l'approche asynchrone est plus fructueuse.
La communication asynchrone permet :
- Temps de concentration ininterrompu
- Travailler avec des fuseaux horaires différents
- Possibilité de digérer et de réfléchir avant de répondre
- Enregistrements détaillés
- Chaque opinion compte
- Équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle
Les outils et comment nous les utilisons
Chez Uploadcare, nous utilisons Slack en mode asynchrone et nous ne nous attendons pas à ce que tout le monde réponde au moment où nous posons une question. Nous utilisons également Google Agenda et le calendrier de chacun est public, de sorte que les gens ne peuvent pas simplement planifier des événements pour plusieurs membres de l'équipe sans aller et venir pour trouver un créneau horaire disponible, mais ils publient également leur disponibilité et bloquent du temps pour se concentrer afin d'éviter les interruptions. Pour rendre les choses encore plus agréables, nous utilisons Cron pour une meilleure expérience utilisateur avec Google Agenda.
Nous essayons d'éviter les réunions excessives en rédigeant des ordres du jour pour chaque événement et des suivis avec des actions à entreprendre après chacun d'eux. Je ne dirais pas que nous avons perfectionné cela, mais nous comprenons clairement que cela aide.
Les règles que nous appliquons aux calendriers
- Les calendriers sont publics pour tout le monde
- Pas dans le calendrier = ne s'est pas produit
- Agendas et suivi avec des actions à prendre après les appels
- Respect strict des horaires, modération
- Suivi des heures de travail et du temps personnel
Quand nous devons expliquer le fonctionnement de quelque chose, nous comptons sur Loom pour enregistrer un screencast. Cela permet à tout le monde de regarder l'explication à son propre rythme, de mettre en pause et d'essayer les choses : ce qui n'est généralement pas possible pendant un appel. Et si quelqu'un d'autre doit jeter un coup d'œil, il est beaucoup plus facile de partager un lien que de planifier un autre appel pour répéter ennuyeusement les choses encore et encore.
J'ai également rédigé un document sur la communication pour le manuel de l'entreprise si vous souhaitez y jeter un œil.
Ne laissez pas les gens se sentir seuls
Peu importe les outils et les flux de travail que vous mettez en place, nous sommes des créatures sociales et les gens ont tendance à se sentir seuls s'il n'y a personne autour. Ils ont aussi tendance à se perdre s'il n'y a personne à proximité pour demander leur chemin. Les personnes extraverties poseraient des questions et partageraient des commentaires, mais cela ne s'applique pas à tout le monde.
La plupart des inconvénients potentiels peuvent être évités : il suffit d'aider les gens à naviguer et à se rencontrer virtuellement et en personne.
Pour faciliter la navigation, je suggère d'avoir un manuel qui est essentiellement un répertoire de type WIKI de tout ce qui concerne le travail. Le manuel GitLab mentionné ci-dessus en est un bon exemple. Il devrait guider les membres de votre équipe dès le premier jour où ils installent tous les outils et mettent en place les services, jusqu'à la planification, les personnes à contacter en cas de questions, la manière de planifier les congés personnels, et tout ce à quoi vous pouvez penser.
Rencontrez virtuellement et en personne :
- Petits-déjeuners intercontinentaux. Une fois par semaine, nous nous retrouvons sur Google Meet et discutons de... rien en particulier !
- Journées de démonstration. Toutes les 2-3 semaines, nous présentons des choses intéressantes sur lesquelles nous avons travaillé : nouveaux lancements, points forts des clients, nos projets open source, etc. Cela aide notre équipe à voir et ressentir ce que font les autres.
- Retraites d'équipe. Nous nous rencontrons en personne au moins une fois par an. L'idée est de travailler ensemble, puis de passer du temps à se reposer, cuisiner, jouer à des jeux et se détendre dans un sauna (elles ont généralement lieu en Finlande où les saunas sont très populaires). Mais à chaque fois, cela se transforme en un hackathon de 7 jours qui nécessite 2-3 jours de repos par la suite. Et cela en vaut la peine à chaque fois !
Résumé
Le chemin vers une équipe distante parfaite ne se termine pas après avoir construit la pyramide parfaite des besoins et mis en place une communication asynchrone. Mais ce sont les premières étapes qui aident à éviter les erreurs les plus brutales.
Voici quelques points clés :
- Seuls les résultats ont de l'importance. Vous ne pouvez pas et ne devriez pas regarder les emplois du temps et les lieux de travail des gens s'ils livrent.
- Changez vos habitudes si vous venez de commencer à travailler à distance.
- Montrez l'exemple. Si vous vous habituez à travailler en mode asynchrone, les gens suivront.
- Utilisez les bons outils correctement. Les calendriers en ligne et les discussions sont de bons ajouts, mais ils ne sont pas des solutions en eux-mêmes.
- Ne laissez pas les gens se perdre. Aidez-les à se repérer et soyez à proximité, faites-leur sentir qu'ils font partie d'une vraie équipe.
Si certaines techniques de travail à distance ont fonctionné (ou non !) pour votre équipe, veuillez les partager dans les commentaires, je serais ravi de participer à la conversation.