Ya sea que estés expandiendo tu equipo o trabajando con un cofundador, es bastante seguro asumir que los desarrolladores independientes trabajarán con personas de forma remota. Lo que no es seguro es que lo hagas de manera efectiva.
He logrado hacer crecer Uploadcare a varios millones en ingresos anuales recurrentes y a un equipo de 35 trabajadores remotos. Así es como me he asegurado de que el trabajo remoto esté funcionando de manera óptima para mi empresa.
Cómo construir un equipo remoto efectivo
Las personas son personas y la jerarquía de necesidades de Maslow ofrece una buena visión de cómo ayudarles a estar motivadas y productivas.
Las necesidades básicas en la parte inferior son las más fáciles de resolver pero pueden pasarse por alto. Si hay una ola de calor, ¿tu compañero de equipo tiene aire acondicionado en su apartamento? Si tienen un hijo, ¿pueden descansar al menos un poco? ¿Tienen un vecino entrometido que les hace la vida imposible? ¿O una hipoteca que aprieta su presupuesto, por lo que necesitan ahorrar en comida o trabajar como freelance mientras cumplen con un horario de trabajo a tiempo completo?
Como fundadores, deberíamos tener un buen entendimiento de estas necesidades en nuestros cofundadores y equipo, ya que afectan mucho más el trabajo con la configuración remota que cuando las personas podían escapar a las oficinas.
Aquí tienes algunas victorias fáciles para cubrir necesidades básicas:
Entorno de trabajo y vida cómodo
- Asegúrate de que tengan un lugar seguro en casa donde puedan trabajar sin intrusos de parte de sus familiares. Debería ser una habitación aparte. Si esto no funciona (y puedes pagarlo), alquila un espacio de coworking a cargo de la empresa. Esto siempre es rentable a largo plazo para la empresa.
- Proporciónales una computadora portátil con 2 pantallas adicionales si es necesario. Un buen teclado, ratón y auriculares con cancelación de ruido. Una silla ergonómica. Este es el mínimo indispensable que permitirá a tus compañeros de equipo mantener el enfoque en el trabajo y evitar dolores de cuello y síndrome del túnel carpiano.
- Verifica si su salario neto es suficiente para ellos considerando su ubicación, incluido el alquiler de un apartamento decente para tener su propio refugio seguro. Hay diferentes estrategias: pagar la misma cantidad de dinero por el mismo puesto o pagar de manera diferente considerando la tasa impositiva y el costo de vida, no profundizaremos en esto.
Satisfacer las necesidades psicológicas
- El sentimiento de logro se alcanza verdaderamente solo cuando las personas son capaces de cumplir sus objetivos establecidos y esto es reconocido por sus compañeros. OKRs, métricas de la estrella del norte, u otros marcos - aplica el que se ajuste a tu etapa actual y síguelo.
- Establece reglas fáciles de entender, la visión de la empresa y del producto debe tener sentido, las herramientas deben ser fáciles de usar. Nosotros resolvimos esto escribiendo un Manual, que ofrece una visión general de cómo trabajamos, cómo nos comunicamos y muchas otras secciones. Un Manual exhaustivo de GitLab.
- Realiza reuniones individuales con tus compañeros y asegúrate de que cada miembro del equipo tenga reuniones individuales con sus gerentes. Una hoja de trucos sobre reuniones individuales de Ben Horowitz.
- Programa reuniones virtuales donde los miembros del equipo puedan simplemente charlar sobre temas aleatorios. Nosotros tenemos "Desayunos intercontinentales" - un chat grupal para todos que está programado una vez por semana. Y cafés aleatorios que se programan cada semana en nuestro Slack por Donut.
- ¡Juega juegos! Hay un estudio que confirmó que jugar juntos mejora la empatía. Hemos creado un servidor de Discord para jugadores y jugamos juegos cooperativos como Valheim y Factorio.
- ¡Reúnete en la vida real! Una reunión de todos una vez al año ayuda a construir una relación que dura muchos meses.
Auto-realización
Cuando resuelvas la parte inferior del triángulo, tus compañeros de equipo tendrán todos los requisitos previos para trabajar en las necesidades de autorrealización. Si la visión y estrategia de tu empresa están alineadas con los objetivos de vida de una persona, hay una buena probabilidad de que sean más productivos y ambos logren sus metas.
La forma rápida de asegurarse de que su visión y estrategia estén alineadas, al menos nos ha funcionado al menos tres veces, es realizar un sprint de marca de 3 horas. En solo unas horas, brainstormeará: una hoja de ruta, círculos de 'Qué, Cómo, Por qué', panorama competitivo y cómo planea ganar a su audiencia, y los valores de su empresa. Para llevar a cabo este sprint, utilizamos una receta lista para usar de Google Ventures.
Comunicaciones sincrónicas vs comunicaciones asincrónicas
Las personas están acostumbradas a formas sincrónicas de comunicación. Es decir, si te han hecho una pregunta, alguien espera que respondas lo antes posible, igual que si vinieran a verte en persona en la oficina. Si no respondes o tardas demasiado en pensar, esto podría considerarse grosero.
Respondes, pierdes tu enfoque, esto es improductivo y todos pierden.
Con el trabajo remoto, el enfoque asíncrono es más fructífero.
La comunicación asíncrona permite:
- Tiempo de enfoque ininterrumpido
- Trabajar con diferentes zonas horarias
- Oportunidad de digerir y pensar antes de responder
- Registros detallados
- Cada opinión cuenta
- Equilibrio saludable entre trabajo y vida personal
Las herramientas y cómo las utilizamos
En Uploadcare, utilizamos Slack en modo asíncrono y no esperamos que todos respondan en el mismo momento en que hacemos una pregunta. También utilizamos Google Calendar y el calendario de cada persona es público, de modo que no solo pueden programar eventos para varios miembros del equipo sin tener que buscar un horario disponible, sino que también publican su disponibilidad y bloquean tiempo para evitar interrupciones. Para hacer las cosas aún más agradables, utilizamos Cron como una mejor experiencia de usuario para Google Calendar.
Intentamos evitar reuniones excesivas escribiendo agendas para cada evento y seguimientos con acciones después de cada una. No diría que lo hemos perfeccionado, pero claramente entendemos que ayuda.
Las reglas que aplicamos a los calendarios
- Los calendarios son públicos para todos
- No estar en el calendario = no sucedió
- Agendas y seguimientos con acciones después de las llamadas
- Horarios estrictos, moderación
- Llevar un registro de las horas de trabajo y el tiempo personal
Cuando necesitamos explicar cómo funciona algo, confiamos en Loom para grabar una captura de pantalla. Esto permite que todos vean la explicación a su propio ritmo, pausen y prueben las cosas: esto generalmente no es posible durante una llamada. Y si alguien más necesita echar un vistazo, es mucho más fácil compartir un enlace que programar otra llamada para repetir aburridamente las cosas una y otra vez.
También redacté un documento sobre comunicación para el Manual de la empresa, si te gustaría echarle un vistazo.
No permitas que las personas se sientan solas
No importa qué herramientas y flujos de trabajo establezcas, somos criaturas sociales y las personas tienden a sentirse solas si no hay nadie alrededor. También tienden a perderse si no hay nadie cerca a quien preguntarle direcciones. Las personas extrovertidas comenzarían a hacer preguntas y compartir comentarios, pero eso no se aplica a todos.
La mayoría de las posibles desventajas pueden evitarse: simplemente ayuda a las personas a navegar y reunirse virtualmente y en persona.
Para facilitar la navegación, sugiero tener un Manual que sea básicamente un directorio tipo WIKI de todo lo relacionado con el trabajo. El Manual de GitLab que se menciona arriba es un buen ejemplo. Debería guiar a los miembros de tu equipo desde el primer día, donde instalan todas las herramientas y configuran los servicios, hasta cómo hacer planes, a quién contactar en caso de preguntas, cómo programar tiempo libre personal, y todo lo que puedas imaginar.
Reuniones virtuales y presenciales:
- Desayunos intercontinentales. Una vez por semana nos reunimos en Google Meet y charlamos sobre... ¡nada en particular!
- Días de demostración. Una vez cada 2-3 semanas presentamos cosas interesantes en las que hemos estado trabajando: nuevos lanzamientos, aspectos destacados de clientes, nuestros proyectos de código abierto, etc. Esto ayuda a nuestro equipo a ver y sentir lo que están haciendo los demás.
- Retiros en equipo. Nos reunimos en persona al menos una vez al año. La idea es trabajar juntos y luego pasar tiempo descansando, cocinando, jugando y relajándonos en una sauna (normalmente tienen lugar en Finlandia, donde las saunas son muy populares). Pero cada vez se convierte en un hackatón de 7 días que requiere 2-3 días de descanso después. ¡Y siempre vale la pena!
Resumen
El camino hacia un equipo remoto perfecto no termina después de construir la pirámide perfecta de necesidades y establecer la comunicación asincrónica. Pero estos son los primeros pasos que ayudan a evitar los errores más brutales.
Algunos puntos clave son:
- Solo los resultados son significativos. No puedes ni debes mirar los horarios y lugares de trabajo de las personas si cumplen con su trabajo.
- Cambia tus hábitos si acabas de empezar a trabajar de forma remota.
- Lidera con el ejemplo. Si te acostumbras a trabajar de forma asincrónica, la gente te seguirá.
- Utiliza las herramientas adecuadas correctamente. Los calendarios en línea y los chats son complementos útiles, pero no son soluciones por sí mismos.
- No dejes que la gente se pierda. Ayúdalos a navegar y estar cerca, haz que se sientan parte de un equipo real.
Si algunas técnicas de trabajo remoto funcionaron (¡o no!) para tu equipo, compártelas en los comentarios, estaré encantado de unirme a la conversación.